MJOP laten maken? | Meerjarenonderhoudsplan specialist

Wat is een meerjarenonderhoudsplan?

In een meerjarenonderhoudsplan staat welk onderhoud de komende jaren aan een gebouw wordt uitgevoerd. Daarbij wordt voor alle onderhoudswerkzaamheden budget gereserveerd. Een vereniging van eigenaren (VvE) of vastgoedeigenaar reserveert hiermee zo genoeg geld om een gebouw goed te onderhouden. Daarnaast voldoet u met ons MJOP aan de wettelijke reserveringsplicht. Hierdoor hoeft u niet blind de wettelijke norm van 0,5% van de herbouwwaarde te reserveren. Dit is vaak onnodig duur. Met een maatwerk MJOP kan de maandelijkse VvE-bijdrage vaak veilig omlaag. In de planning staan onderhoudsactiviteiten voor de toekomstige 5 tot 30 jaar.

Met een goed plan verschuift onderhoud van reactief naar preventief. Zo worden gebreken op tijd herkend en aangepakt. Dit is zowel bouwkundig als installatietechnisch. Hierdoor behoudt een gebouw de waarde, uitstraling en functionaliteit.

Er zijn best veel benamingen voor deze onderhoudsplannen in omloop. Wij gebruiken de term meerjarenonderhoudsplan en korten dit af met MJOP. Andere benamingen zijn:

• Meerjarenonderhoudsbegroting (MJOB)
• Meerjarenonderhoudsplanning (MOP)
• Meerjarenonderhoudsprognose

Met een goed meerjarenonderhoudsplan voeren gebouweigenaren het juiste onderhoud uit. Hiermee worden onverwachte kosten voorkomen.

Een meerjarenonderhoudsplan maken we dus om toekomstig onderhoud en de bijbehorende kosten inzichtelijk te maken. Een plan wordt in verschillende situaties gemaakt:

• Bij nieuwbouw
• Oprichting van een nieuwe VvE
• Een oude MJOP voldoet niet (meer)
• De actualisatie van een oud plan
• De overgang naar een nieuwe eigenaar

Wat staat er precies in ons meerjarenonderhoudsplan?

Ons meerjarenonderhoudsplan-rapport is zeer compleet en overzichtelijk. Het rapport bevat niet alleen het MJOP zelf. Het rapport bevat in ieder geval de volgende onderdelen:

• Algemene gegevens over het gebouw
• Een samenvatting van alle bouwdelen en de conditiescore
• Het inspectierapport volgens NEN 2767
• Het meerjarenonderhoudsplan met kosten voor toekomstige jaren
• Een MJOP indien van toepassing
• De kapitalisatie

Hoe ziet een MJOP eruit?

Per jaar worden de onderhoudskosten inzichtelijk gemaakt. Ieder bouwdeel dat onderhoud nodig heeft, wordt in een meerjarenonderhoudsplan opgenomen. Al deze bouwdelen hebben een onderhoudscyclus. Een onderhoudscyclus is het aantal jaar waarna een bouwdeel vervangen, hersteld, of geschilderd moet worden. De kosten en cyclus van onderhoud zijn afhankelijk van:

• De omvang
• Type bewerking
• Type materiaal
• het type gebouw
• Gewenst onderhoudsniveau
• De situering van een gevel of bouwdeel

Een MJOP bestaat uit een grote tabel met alle bouwdelen die onderhouden worden. In iedere regel van de tabel staat een bouwdeel. Dit is in volgorde van de NL-SfB codering. Dit is een standaard voor het coderen van bouwdelen in Nederland. Deze standaard zorgt voor eenduidigheid.

Achter ieder bouwdeel staat wat het gebrek is, in welke hoeveelheid dit voor komt, wat het eerste jaar van onderhoud is en geldbedragen voor toekomstig onderhoud per jaar. Dit ziet er samengevat zo uit:

Onze werkwijze

Offerte

Voorafgaand aan de werkzaamheden stellen wij altijd een duidelijke en transparante offerte op.

In de offerte staat:

• Welke werkzaamheden wij uitvoeren
• Wat u van ons kunt verwachten
• Wat de te verwachten planning is
• Wat de kosten zijn
• Wat de uitgangspunten zijn (bijvoorbeeld voor hoeveel jaar de planning)

Wij starten onze werkzaamheden na uw akkoord op onze offerte. Zonder akkoord zullen we de werkzaamheden nooit starten en wordt er geen factuur aan u verstuurd.

Informatie toesturen

Voorafgaand aan de inspectie stuurt u alle beschikbare informatie over het pand naar ons. Voor het opstellen van een meerjarenonderhoudsplan worden verschillende documenten gevraagd. U kunt denken aan:

• Of een eerdere MJOP beschikbaar is (actualisatie)
• Bouwkundige (archief)tekeningen
• Eventuele onderhoudscontracten
• Een (deel)begroting/offerte van eerder uitgevoerde werkzaamheden
• Wat de uitgangspunten zijn (bijvoorbeeld voor hoeveel jaar de planning)

Bij bouwkundige tekeningen kunt u denken aan plattegronden, geveltekeningen, doorsnedetekeningen en/of detailtekeningen.

Als deze beschikbaar zijn, gaan wij bestuderen welke informatie deze bevatten. Als deze naar ons inzicht compleet zijn, worden deze als onderlegger voor het nieuw op te stellen rapport gebruikt.

Als gegevens niet beschikbaar zijn, zullen wij het document van een 0-punt moeten opzetten en tekeningen moeten opvragen bij het gemeentelijk archief. De duur waarin deze tekeningen verstrekt worden, kan per gemeente zeer verschillen. Sommige gemeenten reageren binnen enkele dagen en hebben de stukken digitaal beschikbaar, terwijl andere pas na enkele weken reageren en een bezoek aan het gemeentelijk archief verplicht is om de stukken in te zien.

Een afspraak

Wij nemen contact met u op om een afspraak voor een inspectie in te plannen. Dit doen wij als we alle benodigde informatie hebben ontvangen. Wij spreken af wat wij van u verwachten. Doorgaans is de beschikbaarheid van ruimten en daken. Eventueel of een loper-/moedersleutel aanwezig is. Daarnaast bespreken we de aanwezigheid en locaties van installaties. Uiteraard wordt een datum en tijd afgesproken om de inspectie uit te voeren.

De inspectie

Wij voeren zelf de opname uit. Bij aankomst voor onze inspectie bespreken wij kort met u of er recent onderhoudswerkzaamheden zijn uitgevoerd. Het gaat dan om elementen zoals het dak, de gevel, het schilderwerk et cetera. Op basis hiervan kunnen wij dan een document opstellen dat het best aansluit op de daadwerkelijke situatie van uw pand. Daarnaast bespreken we of u zelf tegen problemen of bijzonderheden in het pand aanloopt.

Dit alles kost meestal tussen een half uur tot een uur van uw tijd. Als wij deze gegevens hebben verzameld en een eventuele loper/moedersleutel hebben verkregen, dan voeren wij zelf de opname uit. Hierbij hoeft u dan niet aanwezig te zijn, aangezien we hier de tijd voor moeten nemen.

Na het bespreken van de bijzonderheden, voeren wij onze inspectie uit. Hier hoeft u niet bij aanwezig te zijn. Als wij de inspectie uitvoeren, gaan wij alle gebouwelementen inspecteren op aanwezigheid en kwaliteit (conditie). Daarbij voeren we bevindingen digitaal in. Dit doen wij met onze eigen inspectie app. Onze aanpak beslaat alle onderdelen van een gebouw: van de draagconstructie en de schil tot de binnenafwerkingen en de vaste installaties.

Wij lopen de verschillende onderdelen langs en controleren hier bijvoorbeeld op lekkage, houtrot, beschadigingen, verwering, mosgroei, verval et cetera. Wanneer een element een van deze gebreken vertoont, gaan we de ernst, intensiteit en omvang.

Op basis van deze kenmerken geven wij een conditiescore aan de gebouwelementen en bepalen wij welke vervolghandelingen voor onderhoud hieraan gekoppeld moeten worden.

Bepalen van vervolghandelingen, cyclus, kosten en hoeveelheden

Na de inspectie wordt het plan op kantoor voor u uitgewerkt. Als wij alle elementen in het gebouw hebben opgenomen, krijgen we een algemeen overzicht van de conditie waarin het gebouw zich bevindt. Nadat de opname heeft plaatsgevonden en de benodigde stukken en informatie zijn verzameld, wordt het meerjarenonderhoudsplan opgesteld. Op basis van de waargenomen of besproken gebreken en de conditiescore, gaan wij eventuele vervolghandelingen voor onderhoud bepalen. Zo zullen bij ernstige gebreken sommige herstelhandelingen direct moeten worden uitgevoerd. Denk hierbij aan hout-/betonrotherstel of het verhelpen van lekkage.

Hiernaast zullen standaardhandelingen worden gekoppeld aan de elementen. Denk hierbij aan vervangen, reinigen of schilderen. Wij maken een planning voor de komende 10 tot 30 jaar. Elk element heeft een natuurlijke levensduur, maar door plaatselijke omstandigheden kan deze nog weleens afwijken van de norm. Bepaalde gebieden hebben bijvoorbeeld sneller last van aantasting door weersinvloeden, omliggende gebouwen en de aanwezigheid van bomen.

Op basis hiervan zal worden bepaald wat het beste moment is om het element te vervangen en welke cyclus hieraan gebonden kan worden. Om hier een voorbeeld van te geven: normaliter wordt voor buitenschilderwerk een cyclus van 6 jaar gekoppeld. Maar als het gebouw dichtbij een begroeid gebied ligt, kan dit door mos- en algengroei worden ingekort om de uitstraling van het pand te behouden.

Zodra alle vervolghandelingen zijn bepaald, worden hier ook kosten aan gebonden. Afhankelijk van de beschikbare stukken, kunnen de kosten zo accuraat mogelijk worden bepaald. Hiernaast kunnen ook onderhoudscontracten of eerder uitgebrachte offertes van onderhoudsbedrijven worden opgenomen.

Terwijl de handelingen en kosten worden bepaald, worden tegelijkertijd de (ontbrekende) hoeveelheden bepaald. Op basis van opgestuurde of verkregen tekeningen en onze inspectie, zullen de hoeveelheden worden uitgetrokken. Deze hoeveelheden worden later aan de handelingen en kosten gekoppeld, om zo een totaalprijs van de benodigde werkzaamheden te kunnen bepalen.

Rapportage

Nadat het plan klaar is, werken we de rapportage uit. Wanneer de handelingen, kosten en hoeveelheden zijn bepaald, kan het rapport worden opgesteld. In het rapport vindt u algemene gegevens van het gebouw, een verkort en uitgebreid overzicht van de bevindingen die wij ter plaatse hebben opgenomen, een jaaropgave en een planning waarin staat aangegeven wanneer de handelingen moeten worden uitgevoerd en welke kosten hiermee gepaard gaan.

Opleveren rapport en bespreken vragen

Dit rapport noemen wij de eerste opzet en deze wordt naar u toegestuurd. Wij plannen een afspraak in om het rapport door te nemen. Dit kan digitaal, of bij ons of bij u op locatie. We nemen het rapport met u door: wij geven een korte toelichting op de opbouw van het rapport en bespreken eventuele bevindingen en kosten die hierbij gepaard gaan. Als u dan nog vragen heeft over bepaalde onderdelen, kunnen wij deze beantwoorden.

Eventuele aanpassing rapport

Een aanpassing van onze rapportage behoort tot dienstverlening. Als alle vragen zijn beantwoord en alle vervolgacties zijn bepaald, volgt de definitieve versie van het rapport. Deze wordt binnen een korte periode naar u opgestuurd.

Een MJOP actualiseren

Een meerjarenonderhoudsplan wordt voor een lange periode opgesteld. Dit is in veel gevallen voor een periode van 20 tot 30 jaar. Een veelgemaakte fout is dat wanneer een MJOP eenmaal gemaakt is, deze geen update meer krijgt. Er kan in zo'n lange periode veel gebeuren, waardoor een plan achterhaald raakt. Denk aan:

• Sterker stijgende prijzen dan verwacht
• Technische problemen aan het gebouw
• Introductie nieuwe technieken
• Nieuwe wet- en regelgeving
• Een wijziging in beleid
• Een wijziging in het gebruik van het pand

Het is daarom essentieel om een MJOP te actualiseren. Bij een actualisatie vindt een nieuwe inspectie plaats. Op dat moment bezoeken we het pand opnieuw en vindt een herinspectie plaats. We bekijken op dat moment de bouwdelen en installaties. Op kantoor bekijken we het oude plan en passen we dit aan waar dit nodig is:

• Inspectie van buitenkozijnen, dak, gevel etc.
• Inspectie van de gebouwinstallaties
• Maken van een nieuw inspectierapport
• Bepalen van nieuwe condities bouwdelen volgens NEN 2767
• Aanpassen van de onderhoudstermijnen
• Opstellen van een aangepast meerjarenonderhoudsplan
• Een wijziging in het gebruik van het pand

We komen regelmatig situaties tegen waarbij een plan flink wordt bijgesteld door de introductie van nieuwe technieken. Denk daarbij aan LED verlichting en het aansluiten van gebouwen op stadsverwarming. Ook speelt de oververhitting van gebouwen een steeds grotere rol, waar aanpassingen nodig zijn. Deze vernieuwingen kunnen een grote impact op een plan en de bijbehorende kosten hebben.

Conditiemeting volgens de NEN 2767 norm

Onze inspectie op locatie vindt plaats door middel van een conditiemeting. Dit is een inspectie conform NEN 2767. Dit is een objectieve beoordeling van de technische staat van een gebouw. In deze norm staat vastgelegd hoe gebreken aan bouwdelen eenduidig worden bepaald. Daarbij krijgen bouwdelen een conditiescore van 1 (uitstekend) tot 6 (zeer slecht):

De conditiescore bepalen we door drie gebrekenparameters vast te leggen. Het gaat om:

• Ernst: de mate waarin het gebrek van invloed is op het functioneren van het bouw- en installatiedee
• Intensiteit: indicator die aangeeft in welk stadium van ontwikkeling het gebrek zich bevindt
• Omvang: hoeveelheid waarin het gebrek zich manifesteert ten opzichte van de totale beschouwde hoeveelheid van het bouw- of installatiedeel

Naast het bepalen van de conditiescore, bepalen we de risico-inschatting van gebreken. Hiermee worden de mogelijke gevolgen van het niet oplossen van gebreken aangegeven. Het is immers niet altijd nodig om gebreken op korte termijn op te lossen.

Het voordeel van een conditiemeting is dat het een objectieve beoordeling is. Een inspecteur beoordeelt een gebrek altijd op dezelfde manier. Zo spreken we één taal die gebouweigenaren goed begrijpen. Er wordt in één oogopslag duidelijk welke bouwdelen aandacht nodig hebben.

Van regulier naar een Duurzaam MJOP (DMJOP)

Een Duurzaam Meerjaren Onderhoudsplan (afgekort DMJOP) is een uitgebreider meerjarenonderhoudsplan. Naast de reguliere onderhoudswerkzaamheden nemen we ook duurzaamheidsmaatregelen op. Op deze manier verduurzamen we gebouwen. Dit doen we om energieverbruik en CO2-uitstoot te verminderen.

In een DMJOP staat bijvoorbeeld:

• Het installeren van een warmtepomp in plaats van een nieuwe CV ketel
• Het toepassen van zonwering om het gebouw in de zomer minder te hoeven koelen
• Het isoleren van spouwmuren
• Het kiezen voor een dakbedekking met een langere levensduur dan de huidige dakbedekking
• Het aanbrengen van PV panelen

Met het maken van een duurzaam meerjarenonderhoudsplan ontvangt u naast een MJOP ook een energie maatwerkadvies. Wij geven een advies welke energiebesparende maatregelen uitgevoerd kunnen worden. Wij informeren welke maatregelen het beste bij het gebouw passen, wat de voor- en nadelen zijn en waar rekening mee gehouden dient te worden. Alle adviezen geven wij in pakketten die in ambitieniveau oplopen.

Het energie maatwerkadvies wordt opgesteld door onze gediplomeerde EP-W/EP-U adviseurs. Wij werken hierbij volledig conform de BRL 9500 certificering, de ISSO 75.2 voor utiliteitsgebouwen en de ISSO 82.2 norm voor woningen.

Subsidies voor een DMJOP

Wist u dat het laten opstellen van een Duurzaam Meerjarenonderhoudsplan (DMJOP) voor Verenigingen van Eigenaren (VvE's) en wooncoöperaties financieel erg aantrekkelijk is? De overheid stimuleert de verduurzaming van bestaande gebouwen. Het gaat om een bouwjaar voor 1 januari 2013. Hierdoor kunt u gebruikmaken van de landelijke Subsidieregeling verduurzaming voor verenigingen van eigenaars (afgekort SVVE).

Met de SVVE-regeling krijgt u een aanzienlijke tegemoetkoming in de kosten voor het laten opstellen van een energie maatwerkadvies en een DMJOP. De Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) vergoedt 75% van de advieskosten. Hierdoor verdient u de kosten van ons rapport razendsnel terug. De VvE behoudt hiermee meer financiële ruimte voor het daadwerkelijk uitvoeren van het onderhoud en de verduurzamingsmaatregelen. RVO heeft een overzichtelijke pagina verduurzamingsonderzoek- en advies met informatie hierover beschikbaar.

Aan het aanvragen van deze subsidie zijn wel strikte voorwaarden verbonden. De belangrijkste eis is dat het rapport uitsluitend mag worden opgesteld door een erkend en gecertificeerd EP-adviseur. Omdat de adviseurs van Blauwdruk volledig gediplomeerd zijn en wij strikt werken conform de verplichte BRL 9500-certificeringheeft u de 100% zekerheid dat ons DMJOP en energieadvies voldoen aan alle eisen van het RVO.

Wij begrijpen dat de papierwinkel rondom subsidies soms overweldigend kan zijn. Daarom zorgen wij ervoor dat ons rapport niet alleen begrijpelijk is voor uw ledenvergadering (ALV), maar ook goed is ingericht voor de subsidieaanvraag. U ontvangt van ons de exacte documentatie en stappenplannen die nodig zijn om de aanvraag soepel en succesvol in te dienen.